La fattura elettronica: istruzioni per l’uso

In questo articolo vengono esposte le informazioni fondamentali e dato un primo riscontro sulla logica di questo nuovo strumento che diventerà obbligatorio a partire dal 1 gennaio 2019.

Definizione di fattura elettronica
In linea generale è un documento contenuto in un file informatico ma che deve essere distinto tra:

1. Fattura contenuta in un file formato Pdf (o altro come jpeg);
2. Fattura costituita da un record standardizzato in formato XML.

Il primo tipo di fattura è l’immagine di un documento cartaceo; il caso più ricorrente riguarda le fatture emesse dalle utilities (es: fornitori di energia elettrica). Il fornitore manda all’utente in allegato un file con fattura in Pdf, che è a tutti gli effetti l’equivalente di una fattura cartacea e quindi deve essere stampata al momento in cui viene ricevuta.

La fattura XML è un tracciato record standardizzato, con i campi in cui inserire i dati di ciascuna fattura. A differenza della fattura Pdf, che può essere visualizzata da qualsiasi computer, la fattura XML richiede la presenza di un programma finalizzato alla ricostruzione della fattura in base ai dati contenuti nel file.

Quando si parla di fattura elettronica, in questo contesto, si fa riferimento esclusivamente alla fattura su record XML.

La fattura elettronica deve essere:

1. Facoltativamentesottoscritta digitalmente per avere la certezza della data di emissione, della provenienza della fattura e della sua immodificabilità da parte del destinatario (nella riunione del Forum Italiano sulla fatturazione elettronica del 26 marzo u.s. tra gli aspetti rilevanti è stato evidenziato che saranno accettate anche fatture senza firma digitale per quanto riguarda la trasmissione B2B ed in alternativa alla firma digitale sarà possibile su base opzionale garantire l’integrità del documento emesso mediante la c.d. “impronta” del documento informatico o altri sistemi che ne assicurino l’immodificabilità);
2. Trasmessa telematicamente utilizzando un sistema di interscambio, nella specie quello gestito dall’Agenzia delle Entrate (Sdl);
3. Archiviata elettronicamente in un sistema che dia garanzia di conservazione e di immodificabilità del contenuto.

La fattura elettronica nei rapporti tra soggetti titolari di partita Iva (B2B) e tra soggetti titolari di partita Iva e acquirente senza partita Iva (B2C) dovrà essere emessa nel medesimo formato oggi previsto per le fatture elettroniche verso la Pubblica Amministrazione (con alcune differenze nei contenuti), quindi in formato XML e dovrà essere trasmessa alla controparte tramite il sistema d’interscambio (SDI) gestito dall’Agenzia delle entrate. Con Decreto Ministeriale potranno essere individuati altri formati.

L’Agenzia delle Entrate unitamente alla Sogei hanno messo a punto un sistema gratuito per le fatture elettroniche Pubblica Amministrazione, chiamato Sistema di interscambio (SDI).

Il Sistema di Interscambio è utilizzabile quindi sia dalla Pubblica Amministrazione, che dalle imprese, che dai professionisti, per emettere e ricevere secondo modelli standardizzati dall’Agenzia delle Entrate (XML) le fatture elettroniche l fine di garantire loro l’autenticità e l’integrità mediante l’apposizione della firma elettronica di chi ha emesso il documento e la loro conservazione.

E’ stato chiarito che la fattura elettronica si considera emessa se non viene scartata dal Sistema di Interscambio; la condizione di esistenza di una fattura è il transito nel Sistema di Interscambio; tutte le fatture saranno rese disponibili sul sistema di Interscambio; sarà prevista la possibilità di estrazione automatica massiva dei dati delle fatture dal Sistema di Interscambio.

Contesto normativo
La legge di bilancio 2018, comma 909, stabilisce un passaggio alla fattura elettronica da 1° gennaio 2019 (già dal 1° luglio 2018 per vendita carburanti per autotrazione; già dal 1° settembre 2018 fatturazione tax free e turisti extra UE). L’Italia era già avanti rispetto al resto dell’Unione (operativa dal 27 novembre 2018 per effetto della direttiva 2014/55/UE), in quanto le fatture elettroniche per le vendite alle pubbliche amministrazioni, sono già operative da 6 giugno 2014, anche se la maggior parte dei soggetti obbligati si appoggia a “intermediari” che trasformano il documento in un tracciato XML, lo firmano digitalmente e lo immettono nel sistema di interscambio provvedendone alla conservazione.

Per quanto concerne gli obblighi di conservazione elettronica di cui all’art. 3 del DM 17 giugno 2014, si precisa che essi vengono soddisfatti per tutte le fatture elettroniche o documenti informatici che transitano attraverso il Sistema di Intercambio e memorizzati dall’Agenzia delle Entrate.

Modalità operativa
Ogni titolare di partita Iva dovrà decidere se:

1. operare in autonomia , o avvalendosi dei servizi gratuiti messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate o appoggiandosi ad un provider informatico;
2. Appoggiarsi ad un professionista che svolge il servizio in proprio (o utilizzando a sua volta un provider).

Le fatture elettroniche seguiranno due diverse strade a seconda del cliente/paziente

1. Se titolare di partita Iva (B2B) il soggetto riceverà le fatture in formato elettronico tramite il sistema di interscambio, se ha richiesto un codice destinatario; se non ha richiesto un codice destinatario riceverà le fatture sulla PEC. In pratica per ricevere una fattura elettronica occorre comunicare al proprio fornitore una “destinazione elettronica” che può essere una PEC o un codice destinatario. Il cedente, fornitore di beni o servizi, quando predispone una fattura di vendita dovrà indicare tutti i dati e la PEC del cliente e potrà procedere con l’invio del file XML al Sistema di Interscambio che si occuperà di recapitare il documento alla PEC del cliente destinatario. Nel caso di ricezione tramite PEC il codice destinatario standard da utilizzare è “0000000”. Il soggetto titolare di partita Iva che intenda ricevere le fatture elettroniche tramite uno specifico Codice di Destinatario a 7 caratteri, potrà reperirlo sul sito www.fatturapa.gov.it, ma per inoltrare la richiesta dovrà essere titolare di un canale di trasmissione accreditato presso il Sistema di Intercambio.
2. Se privato non titolare di partita iva (consumatore finale B2C), continuerà a ricevere le fatture in formato cartaceo o analogico (Pdf), ma potrà anche consultarle accedendo ai servizi telematici dell’Agenzia delle Entrate. L’obbligo di emettere fatture elettroniche non si applica ai soggetti con regimi minori (es: minimi, forfettari).

La legge di bilancio, per rafforzare l’obbligo della fattura elettronica, considera non emessa quella prodotta con modalità diverse; Chi acquista nell’esercizio della professione (arte o impresa) che dovesse ricevere una fattura non regolare dovrà intervenire per il tramite del sistema interscambio allo scopo di evitare la sanzione a carico di chi non esige un documento canonico.

Considerazioni:
La generalizzazione della fatturazione elettronica comporterà oneri, che potranno però trovare un bilanciamento per i soggetti con partita Iva:

1. Ottimizzazione della gestione finanziaria;
2. Riduzione degli errori;
3. Data certa di emissione, trasmissione e ricezione delle fatture;
4. Verrà meno lo spesometro;
5. La conservazione elettronica sarà gestita dalla memorizzazione a cura dell’Agenzia delle Entrate o del provider;
6. L’agenzia delle Entrate mette a disposizione (professionisti e imprese in contabilità semplificata):

• Gli elementi informativi necessari per la predisposizione dei prospetti di liquidazione periodica dell’Iva;
• Una bozza di dichiarazione annuale dell’iva e di dichiarazioni dei redditi, con i relativi prospetti riepilogativi dei calcoli effettuati;
• Le bozze dei modelli F24 di versamento recanti gli ammontari delle imposte da versare, compensare o richiedere a rimborso;

per questi soggetti viene meno l’obbligo di tenuta del registro fatture emesse e del registro fatture acquisti.

Lorena Trecate
Commercialista Revisore Contabile – Consulente fiscale ANDI Nazionale